12 Ott Conservazione informativa delle note spese e riflessi sulla deducibilità
L’Agenzia delle entrate, con la risposta a interpello n. 403/2019 ha ricordato come qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro giustificativi – deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Nel caso delle note spese, inoltre, come già chiarito con la risoluzione n. 96/E/2017, anche la rilevanza fiscale dei costi connessi alle trasferte – deducibilità in capo al datore di lavoro istante ex articolo 95, Tuir, non imponibilità in capo al dipendente ex articolo 51, comma 5, Tuir – è parimenti subordinata alla corretta formazione della nota spese in modalità informatica ai sensi del predetto articolo 1, D.M. 17 giugno 2014. Infine, per quanto riguarda la modalità di conservazione della nota spese caricata a sistema come documento informatico, diversamente dalle fatture elettroniche – per le quali l’articolo 39, D.P.R. 633/1972, impone la conservazione elettronica – per gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti non sussiste analoga previsione. Nel caso di specie, pertanto, l’istante può scegliere di conservare digitalmente la nota spese generata come documento informatico ovvero di materializzarla e conservarla su supporto analogico. La distruzione dei giustificativi analogici delle note spese è consentita solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione ai sensi dell’articolo 4, D.M. 17 giugno 2014.